zbieranie dokumentów do stypendium a RODO - Stypendia

[glreferentka]

Witam,
Mam dylemat, czy wraz ze składanym wnioskiem o stypendium należy zbierać również dokumentację, np. decyzje z OPS o świadczeniach rodzinnych, np. odpis wyroku w sprawie alimentów, nakaz płatniczy itp. Czy RODO pozwala na przechowywanie tych dokumentów?
Czy powinno się wymagać jedynie złożenia oświadczenia, gdzie dochód będzie opisany dokładnie, a oświadczenie takie będzie podpisywane z pouczeniem o odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy.

[InspektorOPS]

RODO pozwala na wszystko jeśli masz podstawę prawną
W przypadku stypendium na zbieranie danych pozwala nam art 13b ustawy o systemie oświaty - przepis ma szeroki zakres bo umożliwia nam zbieranie danych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań i obowiązków wynikających z ustawy, a ta ustawa odsyła nas do art. 8 ust. 1-13 ustawy o pomocy społecznej (czyli co wliczamy do dochodu) - mamy zatem podstawę jak i co możemy dokumentować. Jeśli chodzi o decyzje z tego samego organu - ja po prostu biorę oświadczenie od osoby że korzysta z pomocy i w jakiej formie, wtedy po uzgodnieniu z pracownikami ośrodka i sprawdzeniem wysokości kwot robię sobie notatkę/adnotację że sprawdzono prawidłowość danych. Nie widzę przeszkód żeby też kserować decyzje, ale raczej nie wzywałabym do uzupełnienia braków w związku z niedostarczeniem decyzji np. od rodzinnego skoro mogę to sprawdzić "z urzędu" u nas w tej samej instytucji