e-Doręczenia - cyrk na kółkach

[Tom.]

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy3

[Ewcia85]

Tak każdy pracownik przed sporządzeniem pisma do strony sam sprawdza czy osoba jest w BAE jak nie ma to normalnie tworzymy wersję papierową dokumentu jak dotychczas i przez kancelarię (sekretariat) wysyłamy pocztą. Jak pisma idą do instytucji to każdy z nas sam je wysyła i zanosi do rejestracji na kancelarię. Przy wysyłce dajemy tylko wyślij bez dodatkowego podpisu bo w załączniku jest np. wniosek o udostępnienie danych w pdf podpisany przez osobę upoważnioną (dyrektor, kierownik). EZD póki co nie mamy.

A czy po sprawdzeniu w BAE jak nie ma klienta to czy to drukujecie jakieś potwierdzenie ? żeby mieć podkładkę że go nie ma?

[Szarak]

Ja drukuje z przeglądarki wraz ze stopką, żeby widniała godzina. Tylko nie wiem czemu jak daję drukuj z przeglądarki robi mi 4 strony i muszę ręcznie zmieniać na 1 stronę do wydruku. Pod tym pieczątka, podpis i taki dokument robi mi zamiast notatki służbowej.

[marbar]

Ja wczoraj miałam szkolenie i mam wzór notatki dlaczego pismo nie jest wysłane e-doręczeniem.

[Ewcia85]

podzielisz się tym wzorem?

[Szarak]

Można notatką ale po co skoro można zrobić wydruk, że nie ma kogoś w BAE.

[D.C.]

Dzięki za podpowiedzi

u nas w obiegu są opcje - dodawanie pliku do podpisu do sprawy w sygnity, intranet, mail - priorytet w tej kolejności
info z reguły telefoniczne, od czasu do czasu sam zaglądam w panel podpisu i jak coś nie wymaga większego rozkminiania to podpisuję

Ja nie mam Sygnity, korzystamy z programów INFO-R (np. Amazis) - dlatego nie kojarzę takiej opcji u nas. Dobrze wiedzieć, że inne systemy coś takiego mają, może u nas też coś rozbudują.
Z tego co kojarzę - jesteście dużym ośrodkiem, zatem masz zapewne dużo takich spraw do podpisu. Tak praktycznie jak to wygląda - przez sporą część dnia wchodzisz i podpisujesz, albo masz dużo zgłoszeń, że coś czeka do podpisu? Jak to sobie organizujesz - czekasz, aż uzbiera się więcej, żeby nie podpisywać co chwilę pojedynczych plików?
Czy po prostu masz możliwość jednoczesnego podpisania wielu dokumentów i wcale nie jest to aż tak obciążające?

U nas jest serwer ogólny, do którego każdy pracownik ma dostęp. Tam są zarządzenia regulaminy i jest też folder dyrektor z pod folderem świadczenia rodzinne do podpisu elektronicznego . Tam wrzucamy pliki elektronicznie przygotowane do podpisu przez dyrektora i informujemy go przez wewnętrzny komunikator, coś w stylu starego gadu gadu (o ile ktoś wie co to jest ), że na serwerze są pliki do podpisu. On podpisuje i komunikatorem zwraca info że podpisane. Później już sami ogarniamy wysyłkę i zanosimy na sekretariat do rejestracji.

Też mamy taki serwer - i na ten moment to jest jedyny pomysł, jaki mam na zorganizowanie tego.
Ale mam wątpliwości praktyczne.
Jak każdy pracownik wrzuci swoje pliki, potem dyrektor podpisze, to np. jeśli to są pliki PDF podpisane "w środku", to po nazwie pliku nie widać, że jest podpisany - chyba, że się mylę.
Ewentualnie jak to są pliki podpisane przez program do podpisywania, to wtedy tworzy się drugi plik (XML?) i można zobaczyć, że oprócz oryginalnego powstał drugi (czyli wiadomo, że był podpisany).
Zmierzam do tego, że jeśli w sposób ciągły odbywa się wrzucanie plików do tego folderu, w którymś momencie następuje podpisanie, to jak sobie nie pomieszać i wiedzieć, które już są podpisane, które jeszcze nie?
No i oczywiście im więcej osób ma dostęp, tym większe ryzyko, że ktoś coś komuś wytnie, usunie, przeniesie, itd.
Możesz jeszcze podpowiedzieć w temacie tych moich wątpliwości?
Macie jakiś ustalony sposób nazywania tych plików?
(np. Nazwisko_Imię_rodzaj świadczenia_data dokumentu)
Czy zupełnie inaczej?

Jeżeli chodzi o dokumenty podpisywane przeze mnie lub kierownika to już sobie w pokoju rzucamy zdaniami podpisz mi ale to już bo chce mieć z głowy

Bardzo praktyczne, będę musiał zastosować
A jaki jest podział?
Jakiej rangi dokumenty podpisuje dyrektor, a jakie niższy szczebel kierownictwa?

Z góry dziękuję Wam za podpowiedzi.


A gdyby ktoś jeszcze chciał się podzielić swoimi praktycznymi poradami - zachęcam i będę wdzięczny.

[Szarak]

Podpisując plik pdf jest opcja narzucenia symbolu graficznego podpisu. Taki symbol określa kto podpisał, nazwę OPS jak jest ustawiona na podpisie kwalifikowanym, datę i godzinę oraz że podpis jest prawidłowy. Jak wydrukujesz dokument z odzwierciedleniem pieczątki + obok jest ten symbol graficzny to nie można tego podważyć, że dokument nie był podpisany. Podobnie to wygląda jak podpiszesz plik pdf profilem zaufanym w podpisywarce. Jak przychodzą np. wnioski z innego OPS bez tego symbolu ale pdf jest podpisany to mamy pieczątkę podpisano podpisem elektronicznym TAK i NIE (skreślane w zależności czy jest podpis czy nie). Co do serwera każdy dział ma swój folder więc nie ma burdelu.
Dokumenty jakie podpisuje kierownictwo ?
Dyrektor podpisuje głównie decyzje, wnioski o opinię do Wojewody, grubsze pisma jak się kopiemy z jednostkami czy stronami (ostatnio nawet fundacją), zaświadczenia, przekazanie odwołania do SKO itp.
Kierownik podpisuje mniejsze pisma typu wszczęcie postępowania, wnioski o udost. danych, pisma przed wydaniem odmowy, przedłużenia postępowań zlecenie wywiadu, koordynację.
Jak nie ma kierownika to ja podpisuje za kierownika a jak nie ma dyrektora to również za dyrektora jako jego pełnomocnik. Dodatkowo mam dostęp do TW jako jedyny w swoim dziale (nawet kierownik tego nie ma) bo tylko ja wysyłam w ramach SR i FA tytuły ale to sporadycznie bo udaje się póki co inaczej odzyskiwać hajsy. Kiedyś robiłem TW za pomoc społeczną ale się wymiksowałem.
PUE ZUS każdy pracownik sam sobie wysyła.

[Bazyl]

Ja drukuje z przeglądarki wraz ze stopką, żeby widniała godzina. Tylko nie wiem czemu jak daję drukuj z przeglądarki robi mi 4 strony i muszę ręcznie zmieniać na 1 stronę do wydruku. Pod tym pieczątka, podpis i taki dokument robi mi zamiast notatki służbowej.

Ale to, przepraszam, w systemie dziedzinowym nie ma zapisywania w logach danych o wykonaniu takiej operacji jak sprawdzenie w danym dniu i godzinie posiadania przez stronę adresu w BAE? Naprawdę potrzeba mi jeszcze papierowych doopochronów? Tak tylko pytam, bo jak się okaże, że jednak to jedyny sposób na udowodnienie tegoż sprawdzenia, to sam zacznę tak robić

[Kowalik15]

U nas jak na razie to idzie opornie. Mamy skrzynkę aktywną, jakaś korespondencja już przychodziła. Dostęp do naszej skrzynki e-doręczeń ma na razie tylko kierownik i zastępca. Jeśli utworzymy konto pracownikowi, który ogólnie zajmuje się pocztą w ośrodku to musi dostać najpierw jakieś upoważnienie do odbierania i wysyłania poczty przez e-doręczenia? Wydaje mi się, że tak ale nie jestem pewna.