Fra na zobowiązania - Księgowość

[zojka1]

Na zobowiązania księguję na ostatni dzień września faktury otrzymane w miesiącu następnym ( np do 5 dnia)a dotyczące września?
Ale tylko wystawione we wrześniu? Tak na logikę nie mogę zaksięgować ostatniego września faktury wystawionej w październiku? Nawet jeżeli z treści wynika że dotyczy września?

[BDMB]

O momencie powstania zobowiązania decyduje nie data wystawienia faktury ale data jej otrzymania ( oczywiście o ile w umowie sprzedaży nie określono terminu zapłaty).
Faktura określająca sposób i termin zapłaty oprócz potwierdzenia dokonania sprzedaży z prawnego punktu widzenia jest oświadczeniem woli sprzedawcy czyli czynnością prawną której skutkiem jest powstanie zobowiązania. Do złożenia oświadczenia woli dochodzi wtedy gdy osoba której ma być złożone, będzie mogła zapoznać się z jego treścią (w tym przypadku jest to data otrzymania faktury).

Jednostka może w ramach przyjętej polityki rachunkowości stosować uproszczenia jeżeli nie wpłynie to ujemnie na wynik i przedstawienie jej sytuacji majątkowo-finansowej.
Ujęcie do września faktury otrzymanej w październiku jest takim uproszczeniem.

Wartość przyjętych a nie fakturowanych towarów i usług we wrześniu może zostać ujęta we wrześniu na koncie rozliczenia zakupu dekretem 4/300, natomiast zobowiązanie powstałe w październiku wynikające z otrzymanej w październiku faktury powinno wówczas być ujęte jako rozliczenie tego zakupu.

[Paulinka z GOPSu]

Powinnaś ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które dotyczą danego miesiąca (zasada współmierności wynikająca z UoR). Uproszczeniem jest to, że bierzesz dokumenty (faktury) które wpłynęły tylko do, powiedzmy, 5 października (bo gdyby tego zapisu nie było w polityce rachunkowości, to ujmujesz wszelkie zdarzenia, o których wiesz na dzień sporządzenia sprawozdania).

Przykład: szkoły wystawiają faktury za posiłki dla dzieci (Program "Posiłek w szkole i w domu") w dniu 30 września za wrzesień. Do Ciebie jedna faktura wpływa 4 października, druga: 7 października. Księgujesz na zobowiązania tylko pierwszą fakturę.

Ja księguję ją na kontach zespołu 4 i 2, w sprawozdaniu zaznaczam sobie "zobowiązania licz jako koszt minus wydatek" (program Groszka) i mi to wykazuje w odpowiedniej kolumnie sprawozdania.

[zojka1]

Dziękuję, bardzo ciekawie Pani pisze. Tak dokładnie mam, że fakturą np za posiłki tak jak Pani napisała wystawiona 30 września za miesiąc wrzesień, a wpłynęła do mnie 5 października to ja w sprawozdaniu ujmuje na zobowiązania. Do 5 dnia - tak mam w polityce rachunkowości.
A teraz faktura wystawiona 3 października za posiłki wydane we wrześniu, wpłynęła do mnie 5 października. Co z taką fakturą.

[Paulinka z GOPSu]

Bardzo mi miło:)

Tą wystawioną w październiku za obiady wrześniowe też należy ująć w zobowiązaniach z poniższymi datami. Jeżeli faktura wpłynie do 5 października, to nieważna jest data wystawienia dokumentu, tylko data wystąpienia zdarzenia (w naszym przypadku wrzesień, bo wtedy dzieci jadły obiady; zazwyczaj wpisuje się wtedy ostatni dzień miesiąca, chyba że są przesłanki do wpisania innej daty).

data wpływu: 05.10.2019
data wystawienia: 03.10.2019
data sprawozdawcza: 30.09.2019.

[BDMB]

Powinnaś ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które dotyczą danego miesiąca (zasada współmierności wynikająca z UoR).

Zasada współmierności nie dotyczy zdarzeń ale przychodów i kosztów - UoR Art.6 ust. 2.
Koszty związane z zakupem obiadów przypadające na wrzesień zgodnie z tą zasadą mają być ujęte we wrześniu.
Tak się składa, że koszty te zostają poniesione dopiero w październiku bowiem zobowiązanie z tytułu zakupu obiadów powstanie po otrzymaniu faktury. (koszt zostaje poniesiony gdy powstaje zobowiązanie). Zgodnie z zasadą współmierności koszt który jeszcze nie został poniesiony powinien zostać zaliczony do pasywów co ma miejsce przy dekretowaniu 4/300.

Powstanie zobowiązania z tytułu zakupu obiadów jest operacją gospodarczą która zgodnie art.20 UoR powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych w okresie sprawozdawczym w którym nastąpiła tj. w październiku na podstawie zewnętrznego dowodu źródłowego jaki stanowi faktura.
Mamy więc sytuację w której koszt zostaje ujęty we wrześniu a zobowiązanie w październiku. Ujęcie zarówno kosztu i zobowiązania we wrześniu jak i ich ujęcie w październiku stanowić będzie uproszczenie.

A tak na marginesie to warto by dokładnie przeczytać Art.20 UoR dla lepszego zrozumienia czym jest zdarzenie a czym jest operacja gospodarcza. Na pewno zjedzenie obiadów przez dzieci nie można zaliczyć do zdarzeń o których jest mowa w UoR. Smacznego.

[Kinia001]

Do 5 dnia następnego miesiąca księgujemy wszystkie faktury, noty, r-ki z datą wystawienia w poprzednim miesiącu.
Jeżeli otrzymaliśmy r-ek wystawiony z datą październikową za obiady wydane np. w m-su wrześniu to już księgujemy taki r-ek w październiku.

[Paulinka z GOPSu]

Prosiłabym nieco jaśniej, bo nie rozumiem:) Czy Waszym zdaniem (BDMB, Kinia001) należy traktować takie noty jako koszt września i zobowiązanie października, czy też jako zarówno koszty jak i zobowiązania października?

Dotychczas księgowałam tak jak napisałam powyżej i po konsultacjach z innymi księgowymi wiem, że też tak robią - nie jestem jeszcze szczególnie doświadczoną księgową i chętnie się dowiem czemu by nie traktować tego jako koszty i zobowiązania września:) A jak ujmujecie np. listy płac ryczałtów samochodowych albo umów zleceń za wrzesień płatnych w październiku?

[BDMB]

Mamy oto taką rzeczywistą sytuację:

* w miesiącu wrześniu wykonywana jest usługa wydawania obiadów których koszt obciąża OPS

* jeżeli zobowiązanie z tytułu tej usługi względem kontrahenta nie powstanie do końca września (nie otrzymamy faktury) to wiarygodnie oszacowane koszty wydawania obiadów za wrzesień należy ująć jako zobowiązanie na koncie 300 (podstawa UoR art.6)

* otrzymanie faktury w październiku powoduje powstanie zobowiązania względem kontrahenta czyli stanowi operacją gospodarczą którą zgodnie z art. 20 Uor należy ująć w okresie sprawozdawczym: październik. Faktura jest tutaj dokumentem źródłowym i ujmowana jest na rozliczenie konta 300.
------------------------------------------------------------------------------

Jednostka prowadząc księgi rachunkowe ma obowiązek ujmowania zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Równocześnie jednostka na podstawie przyjętej polityki rachunkowości może stosować uproszczenia o ile te uproszczenia nie wpływają w istotny sposób na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej gminy.
Zatem ujęcie we wrześniu faktury otrzymanej w październiku narusza chronologię ujmowania zdarzeń, ALE w polityce rachunkowości możemy przyjąć rozwiązanie, że np. faktury do określonej kwoty dotyczące poprzedniego miesiąca otrzymane do określonego dnia danego miesiąca będą ujmowane w poprzednim miesiącu sprawozdawczym.

Uproszczenie polega na tym:
- - - zamiast dekretów: wrzesień : 4/300 i październik: 300/201
- - - stosujemy jeden dekret: wrzesień : 4/201 lub październik 4/201

Uwaga: na przełomie lat koszty powinny być ujęte w grudniu (Uor art.6.1)

[Paulinka z GOPSu]

A zatem ujmowanie w kosztach i zobowiązaniach faktury dotyczącej września, a wystawionej w październiku jest poprawne (przy założeniu odpowiednich zapisów w polityce rachunkowości)?