Organizacja pracy - wasze sposoby na przetrwanie

[kalkulator]

Wątek ogólny, jak to u was działa (albo nie działa, jak u mnie) - przyjmowanie wniosków na 500, ŚR, FA, rozpatrywanie i składowanie.

Poniżej wypiszę parę problemów i proszę o wasze pomysły, jak to rozwiązać:

I. Przyjmowanie wniosków
1. Puste wnioski
Jak sobie radzicie z ludźmi chcącymi wypełnić wnioski przy was. Od biedy tabelę dochodów, ale wpisywanie składu rodziny zajmuje zbyt dużo czasu. Jakaś tabliczka "Podchodzić z wypełnionymi wnioskami", wypraszać ze stanowiska?
2. Analizowanie sytuacji rodziny
Odpalacie na szybko Empatię, sprawdzacie historię czy byle jak, byle przyjąć i do widzenia?
3. Uzupełnianie wniosków
Dzwonicie do ludzi, wysyłacie pisma? Jak wtedy nie pogubić się z przynoszonymi losowo dokumentami przez klientów?

II. Organizacja dokumentacji
1. Teczki
Jedna teczka na jedno świadczenie czy wszystko w jednym. Jak wtedy wpinać dokumenty, chronologia, przekładki, jak się nie pogubić.
2. Pieczątki, kserowanie
Do każdej teczki te same dokumenty, wydruki z Empatii czy tylko odnośnik "szukaj tu i tu". Za zgodność, wpływ na każdym dokumencie. Zwrotki - jedna wspólna czy na każdą decyzję oddzielnie.
3. Podpisy
Kto ma u was upoważnienie? Odkładacie na jedną stertę decyzje i później wracacie do teczek?

III. Pozostałe
1. Informacja dla klienta
Macie gazetki, ulotki, ogłoszenia w gazecie, profil na FB? Jak staracie się do nich dotrzeć.
2. Koszty
Patenty na ścinanie kosztów, np. oczekiwanie z wysyłką korespondencji i załatwianie to przez gońca.
3. Inne
Jakieś sugestie?

[kalkulator]

Poniżej przedstawię jak to u mnie wygląda, na moje wszystko jest do poprawki. Prosiłbym o pisanie raczej wg was dobrych praktyk, mój przykład to taki odnośnik. Najbardziej mnie interesuje jak porządkujecie wnioski, sprawa teczek.

I.
Nie rodzimy sobie z pustymi wnioskami, piszą przy nas i tyle. Brak stolika nie pozwala na odesłanie ich na bok, a nawet jeśli, nie wiem jak wtedy pilnować kolejki - niech czekają od nowa?
Wnioski (dokumenty) uzupełniają kiedy chcą, sami z siebie, po telefonach, pismach, chaos i jedna osoba traci czas na ogarnianie tego.
Analizujemy sytuację rodziny przy przyjmowaniu marnując mnóstwo czasu, ale ostatecznie i tak się okazuje, że nic to nie dało, chcemy od tego odejść, a jednocześnie brak dokumentacji blokuje rozpatrywanie.

II.
Wszystko oddzielnie - po 3 teczki na osobę jak ma komplet. Dokumenty kserujemy, jak się pali karteczka "dokumentu w teczce ŚR nr ...".
Wszystko podbijane, zwrotki, jak masowe, kserowane i wpinane w każdą teczkę.
Podpisuje tylko Dyrektor, jak przychodzi sterta to idą setki listów.

III.
Tablica korkowa i strona internetowa, które nic nie dają.
Obcinamy koszty wysyłając jak najwięcej w jednej kopercie, w tym roku pewnie skorzystamy z gońca. Innym pomysłów na oszczędności brak.
Planujemy wprowadzić własne druki wniosków, które będą zawierać w sobie wszystko co potrzebne (oświadczenia).

[malina18]

I
1. Gdy pobierają wnioski tłumaczymy im jak mają być uzupełnione i pytamy o sytuację dochodową. Wtedy też mówimy jakie mają ewentualnie dostarczyć dokumenty. Kiedy przychodzą otwieramy, a tam dalej nie wypełnione mówimy, że mają to wypełnić sami i nie ma uzupełniania przy nas bo jest długa kolejka a inni mają wypełnione. Stanowczość działa.

2. Tak jak wcześniej - przy przyjmowaniu już pytamy o sytuację. Ewentualnie zerkamy na to co mamy w teczce.

3. Gdy czegoś brakuje odkładamy teczki w jedno miejsce i zwykle dzwonimy i mówimy co trzeba dostarczyć. Gdy nie działa - wezwanie.

II
1.Oddzielne teczki.

2.Wszystko kserujemy i za za zgodność, aby była jasność w każdej teczce. Jeśli chodzi o zwrotki to jedna i wtedy ołówkiem wpisujemy gdzie ona jest lub kserujemy.

3.Upoważnienie ma kierownik i jego zastępca. Decyzje zwykle dajemy do podpisu na bieżąco, np. na koniec danego dnia lub rano. Podpisane od razu upinamy żeby nie było bałaganu.

III
1. Tablica korkowa i informacje na stronie internetowej - prawie nic nie dają.

2. Mamy gońca

[Nowa_13]

I.
1. Wypełniają przy nas po prostu - skutkuje tym to, że wniosek jest dobrze wypełniony i w 90% wypadków nie trzeba robić wezwania do poprawy
2. Analizujemy sytuacje rodziny z nimi i staramy się pamiętać co ludzie mieli - u nas mała wnioska więc idzie to ogarnąć pracując z nimi na codzień.
3. Przeważnie dzwonimy, jeśli już nie odbierają wezwanie - brakujące teczki odkładamy w jedno miejsce.

II.
1. Jedna teczka na wszystko, zdecydowanie dzięki temu nie następuje powielanie dokumentów Żadnych przekładek po prostu załatwiana sprawa i wkładana do teczki.
2. Zgodność oczywiście na każdym dokumencie, zwrotki jak coś kserujemy aby była jasność.
3. Pani Kierownik podpisuje, zawsze rano decyzje z poprzedniego dnia.

III.
1. Strona internetowa, ogłoszenia do sołtysów i poczta pantoflowa
2. Niestety nie ma ścinania kosztów.

[komosia]

I.
1. Małe braki uzupełniam sama, z większymi odsyłam na korytarz wcześniej zaznaczając miejsca do uzupełnienia. W kolejce stoją wtedy od nowa.
2. Zależy... Zwykle byle przyjąć, ale jak widzę, że ktoś coś kręci, to szybko puszczam ZUS.
3. Do kogo można (normalni ludzie i wiadomo, że przyniosą), to dzwonimy. Do reszty wezwania. Przyniesione dokumenty od razu do odpowiednich teczek, ewentualnie do wyznaczonej teczki.
II
1. Jedna teczka na wszystko. Wcześniej mieliśmy osobne, więc mam porównanie i teraz jest dużo lepiej (od razu wiadomo, czy są wszystkie dokumenty, nie ma przeoczeń itp.).
2. Pieczątki na wszystkim, zwrotek nie kserujemy.
3. Upoważnienie ma kierownik, decyzje odkładamy i raz na 2-3 dni pani kierownik przychodzi i wszystko podpisuje.
III
1. Strona internetowa i poprzez sołtysów.
2. Do ludzi mieszkających na miejscu dzwonimy, żeby decyzje odebrali osobiście. Do niektórych z pobliskich wiosek również (oczywiście, jeśli ktoś powie, że nie może, wysyłamy). Naszym znajomym rozdajemy sami.
3. Hmm... Nie dać się zwariować i zachować zimną krew kolejek nie unikniemy. Nie ma co się zabijać za takie pieniądze. Pilnujcie terminów (a te są długie) i uważnie wprowadzajcie dochody, żebyście później nie musieli w styczniu pisać na forum "przyznałem/am, a się nie należy, co robić".

[księżniczkaem]

I
1 Jak miła osoba i ma niewiele braków we wniosku to przy nas, reszta na korytarz,
2 Bierzemy teczkę osoby i sprawdzamy czy wszystko było zgłaszane itp.
3 Dzwonimy jak nie przychodzą wysyłamy, drobne braki jak np. brak daty, złe zaznaczenie czegoś poprawiają przy odbieraniu decyzji.

II
1 teczka do świadczeń rodzinnych i do 500+ bo mamy w osobnych pokojach.
2 te same dokumenty w teczkach, wszystko stemplowane i podpisane z datą przyjęcia.
3 Kierownik podpisuje, rano zanosimy z całego dnia i wpinamy do teczek.

III
1 strona internetowa i tablica
2 Dzwonimy i odbierają osoby, wysyłamy tylko odmowne i umorzenia, mają czas przyjść i złożyć to i znajdą czas na odebranie.

[jasiak]

ja przewiduje jeden wielki chaos, a w tym wszystkim kontrole rodo
żart
nie no ja będę działa robić jak do tej pory, smsy wyślę że można składać wnioski - tym co mam zgody, reszta pewnie i tak będzie przychodzić pytać, może kurendy puścimy - wiejska gmina, info na stronie
i jak przyjdą składać to dam od razu na wyprawkę
w zeszłym roku nie miałam opcji sms, więc każdemu - tym co pobierali mieli odmowy, wysyłałam info pocztą - forma tabelki z datami od kiedy można odbierać druki na sr 500 plus i fa i od kiedy można składać wnioski, wiem dużo pracy i płaciłam dużo za pocztę ale bardzo ładnie przychodzili i nie wydzwaniali - zrobiłam to wyjątkowo bo nie miałam od ludzi żadnej zgody na wysłanie sms
teraz wyśle sms i drugi sms jak decyzja do odbioru będzie, bo też bardzo ładnie przychodzili po decyzje, nie musiałam wysyłać pocztą
myślę, że jak już rozporządzenie będzie podpisane to też przygotuję taką informację w formie tabeli, co od kiedy złożyć i jak będą przychodzić to będę im po prostu już im dawać tą informację

[kalkulator]

1. Jedna teczka na wszystko.

I jak to działa?

Nie mogę sobie tego wyobrazić jeżeli chodzi o układ - normalnie wpinać wszystko zgodnie z wpływem, nieważne że to z innej parafii?
Np. wniosek ŚR - wniosek 500 - dokumenty - decyzja na 500 - oświadczenia o wychowawczym (doniosła) - decyzja ŚR.
Nie robi się pierdzielnik, że nie wiadomo co do czego i w jakim celu zostało dostarczone? Nie przegapi się wtedy zaświadczenia za miesiąc, bo był przy 500, a rodzinne złożono 20 kartek dalej? Jak za rok trzeba przejrzeć czy były uzyski, orzeczenia, wyrok, nie utrudnia to sprawy? Jak osoba rezygnuje z ŚR i bierze tylko 500 bez dochodu, archiwizujecie częściowo?

teraz wyśle sms i drugi sms jak decyzja do odbioru będzie, bo też bardzo ładnie przychodzili po decyzje, nie musiałam wysyłać pocztą

A konkretnie? Jest to automatyczny system rozsyłania informacji za pomocą sms, coś na zasadzie komunikatów wysyłanych masowo przy zagrożeniu powodzi? Pozwolenie masz "proste" czy oparte na §?

[jasiak]

mam zgodę osób na otrzymywanie sms od nas konkretnie
każda zgoda była podpisana przez osoby przy składaniu wniosku
zgoda była drukowana z programu i podpisana, bez zgody nie mogę wysłać sms
z programu do tych osób wysyłam informacje
a w zgodzie jest na co się zgadzają konkretnie m.in. info o terminie składania wniosków, o tym że decyzja jest do odbioru i inne

[jasiak]

teczka osobna na każde świadczenie
moja poprzedniczka miała wszystko w 1 teczce i to była jak dla mnie katastrofa ....