W wywiadzie środowiskowym napiszesz, że dana rodzina otrzymała od sponsora te rzeczy. Resztę ustaliłabym z rodziną, tzn. kiedy przekazać te rzeczy. Napisałabym jednak notatkę służbową, żeby była jasność: co kto jak i gdzie

Wydawanie decyzji administracyjnej jest zbędne, bo tak naprawdę tylko pośredniczymy w przekazaniu tych rzeczy
mam nadzieję, że pomogłam
