czas przechowywania wywiadów środowiskowych - Pomoc społeczna (forum ogólne)

[piopyto]

Proszę o pomoc, jaki jest obowiązkowy czas przechowywania dokumentów z wywiadów środowiskowych i jak jest podstawa prawna. Sprawa bardzo pilna. Proszę o informację.

[DSZ]

10 lat, zmiany weszły chyba w ub. roku nie pamiętam

[walek]

10 lat, zmiany weszły chyba w ub. roku nie pamiętam

A skąd ta informacja??

[piopyto]

naprawdę nikt nie może pomóc i wskazać podstwe prawną i zakwalifikowanie dokumentów do grupy ?

[Franciszek]

A nie macie czegoś takiego jak instrukcja kancelaryjna ? U nas tam są zapisy, które akta ile się przechowuje i jakie nadaje się numery na teczki.

[naitsyrk85]

Wracajac do tematu przechowywania wywiadów. Pomjajac JRWA, czy przepsiy? ustawa, rozporzadzenei mówią coś o okresie przechowywania wywiadów środowiskowych?

Oraz, jeżeli JRWA mówi o kategorii B5, to czy jest to liczone od okresu wytworzania dokumentu, czy np. od okresu zaprzestania korzystania z pomocy przez rodzinę?

W przypadku decyzji, jest to wiadomo łatwe, bo bierzemy od pełnego roku po okresie do kiedy świadczenie jest wypłacane, a jak to własne należny rozpatrywać do wywiadów środowiskowych?

a jak w przypadku jeżeli dany OPS prowadzi teczki zbiorcze rodzin?

[Ten z Łopieki]

Każda jednostka organizacyjna musi mieć JRWA, który stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji oraz sposób jej klasyfikowania i kwalifikowania. I tam określa się m. in. okres przechowywania danych dokumentów. Wynika to z przepisów art. 5 ust. 1 pkt 1 oraz art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r,. poz. 164). A sposób tworzenia m. in. IK oraz JRWA, nadawania oznaczeń, symbolów, kategorii, itd. określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., nr 14, poz. 67).
Natomiast okres przechowywania każdych oznaczonych w JRWA dokumentów (B5, B10) liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku - po ostatecznym załatwieniu sprawy.

[naitsyrk85]

Jeszcze raz podkreślam nie mówimy o JRWA bo to jest chyba jasne.....

pytam konkretnie o wywiad środowiskowy, pełny wywiad jest przeprowadzany przecież co dwa lata aktualizacje częściej. Jak zatem traktować brakowanie wywiadu środowiskowego?

Kiedy własne liczyć okres zakończenia sprawy, jeżeli np. rodzina ciągle korzysta z pomocy?

Mi chodzi tylko o temat wywiadów środowiskowy oraz dokumentów zbieranych przy okazji pisania wywiadu, reszta dokumentacji, czy to decyzje czy wnioski to prosty temat.

[Ten z Łopieki]

1. Skoro to jest jasne i masz JRWA – to tam jest wszystko napisane
2. Przechowywanie wywiadu + dokumentacji powinno wynikać właśnie z JRWA, np. jako teczki zbiorcze na dokumentację z pomocy społecznej.
3. Okres przechowywania dokumentów (B5, B10) liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku - po ostatecznym załatwieniu sprawy. Inaczej – te 5 czy 10 lat liczy się od następnego roku po zakończeniu sprawy.
4. To, że rodzina stale korzysta z pomocy nie oznacza sprawy otwartej przez cały czas. Sprawa (co do zasady) kończy się decyzją i jest zakończona, gdy ta decyzja stała się ostateczna.
5. Przeprowadzanie co 2 lata wywiadu cz. I nie wynika z żadnych przepisów – co najwyżej z waszych wewnętrznych ustaleń.

[naitsyrk85]

Ok.
Mamy zatem wywiad środowiskowy I, w planie pomocy był stały i celówka- stały przyznany bezterminowo, nie masz wtedy zakończenia sprawy, chyba, ze rezygnacja, zgon itp. Czyli ten wywiad przechowujemy.

W przypadku calówki, świadczenie jest jednorazowe, wtedy pełen rok + 5 lat według JRWA i możemy niszczyć.

Nie jestem pracownikiem socjalnym i bardziej chodzi mi o przedstawienie Waszego sposobu wydzielani do brakowania lub przekazania do zakładowego archiwum własne tych dokumentów, w jaki sposób sobie z tym radzicie technicznie, żeby prawidłowo wydzielić tą dokumentacje w pomocy społecznej. Byłoby to proste gdyby nasz OPS prowadził teczki rodzin....ale nie prowadza w stary sposób, czyli wywiad tafia do osoby wystawiającej decyzję.