do kropka86

[Margaret12]

Pytałam o okresy, które można brakować i otrzymałam bardzo wyczerpującą odpowiedź. Jeszcze raz dziękuję. Ale mam jeszcze jedno pytanie: Mam do brakowania 500 teczek świadczeniobiorców. Czy w spisie zdawczo-odbiorczym muszę wyszczególnić wszystkie nazwiska i podać daty skrajne?

[kropka86]

Trzeba zacząć od tego, że spisy zdawczo-odbiorcze robi się przy oddawaniu teczek do składnicy akt/archiwum u siebie. Archiwista powinien prowadzić wykaz wszystkich spisów zdawczo-odbiorczych z wszystkich referatów ośrodka.
My mamy wzór takich spisów zdawczo-odbiorczych, wynikający z naszych przepisów archiwalnych, zatwierdzony przez archiwum pod które podlegamy.
Nie pisze się w nich nazwisk, tylko rodzaj świadczenia, daty skrajne, liczbę teczek i kat. archiwalną (np. B10). My oddając do składnicy akta, pakujemy dokumenty do teczek zbiorczych (teczka nie może być grubsza niż 5 cm) - np. dokumenty pierwszych 15 osób z rejestru zasiłku rodzinnego stanowią jedną teczkę itd. I takich teczek np z jednego okresu zasiłkowego oddajemy 100 - teczki też są opisane wg wzoru (bez nazwisk).
Co do brakowania, to robi się "Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu" - i to też jest wzór sugerowany przez archiwum.
Podsumowując, żadnych nazwisk nie wpisuje, tylko nazwy świadczenia, plus dane wynikające ze wzorów spisów, teczek itp.

[Margaret12]

Ok dzięki.
Jest taki problem, że w naszym GOPS nigdy nie było robionych spisów zdawczo-odbiorczych. Od 2015 roku mamy instrukcję i JRWA GOPS. W 2015 roku stażysta poopisywał teczki wnioskodawców z ZR i pomocy społecznej, wpisał odpowiednią klasyfikacje i kategorię i zaniósł do składnicy akt. I tak tam sobie stoją. Teraz przypadła mi ta przyjemność zrobienia brakowania od początku istnienia GOPS. I mówiąc szczerze nie wiem od czego zacząć. Będę wdzięczna za jakąkolwiek pomoc.

[kropka86]

Trzeba zacząć od zrobienia spisów zdawczo-odbiorczych osobno dla każdego referatu i najlepiej w taki sposób, jakby co roku teczki z odpowiednich lat były oddawane do archiwum (trzeba przy tym prowadzić wykaz spisów zdaw-odb od początku działania ośrodka do teraz, bo każdemu spisowi z-o nadaje się nr z wykazu i potem te nr podaje się przy brakowaniu). Pozycje w spisach z-o tez nie są przypadkowe - kolejność to nr wg JRWA, i tam tez należy wpisać liczbę teczek, wiec wszystko trzeba dokładnie policzyć. Jak będą już dobre spisy zdawczo-odbiorcze to dopiero można robić brakowanie.

[Ania12]

w naszym OPS była bardzo podobna sytuacja, nigdy nie było nic oddawane do archiwum i w końcu trzeba było to zrobić, a że nikt wcześniej nie miał tego w zakresie swoich obowiązków to na ten pierwszy raz była osoba na umowę zlecenie pracująca na codzień w archiwum. pokazała wszystko jak trzeba robić. od tamtego momentu jest wyznaczony pracowqnik który ma archiwum, uczestniczy również w szkoleniach. ciężko bez jakiegokolwiek przeszkolenia to robić, ponieważ ponosi się pełną odpowiedzialność za niszczenie ważnych akt. porozmawiaj ze swoim pracodawcą być może zgodzi się na taką opcję

[Margaret12]

Dziękuję bardzo za odpowiedź. Porozmawiam z kierownikiem o tym pracowniku z archiwum.

[nowa26]

Podpinam się pod pytanie o archiwum czy podając daty krańcowe na teczce gdzie mam wniosek i decyzję na okres zasiłkowy 2021/2022 i powiedzmy że wniosek mam przyjęty we wrześniu 2021 a decyzję wydaną w październiku 2021 i potem nic mi już nie doszło to podaje daty skrajne tj. okres obowiązywania świadczenia czyli 2021-2022 czy wytworzenia dokumentów czyli tylko 2021?

[nowa26]

ktoś coś - mam masę teczek do przerobienia i chciałam rozwiać wątpliwości

[kropka86]

Podpinam się pod pytanie o archiwum czy podając daty krańcowe na teczce gdzie mam wniosek i decyzję na okres zasiłkowy 2021/2022 i powiedzmy że wniosek mam przyjęty we wrześniu 2021 a decyzję wydaną w październiku 2021 i potem nic mi już nie doszło to podaje daty skrajne tj. okres obowiązywania świadczenia czyli 2021-2022 czy wytworzenia dokumentów czyli tylko 2021?

podaje się okres obowiązywania przyznanego świadczenia czyli daty skrajne w tym przypadku 2021-2022. (tylko zgodnie z np. moją instrukcją kancelaryjna - jesli coś było do 2022 - leży w biurze 2 lata i dopiero można dać do archiwum w 2025 r.).

[nowa26]

[/quote]

podaje się okres obowiązywania przyznanego świadczenia czyli daty skrajne w tym przypadku 2021-2022. (tylko zgodnie z np. moją instrukcją kancelaryjna - jesli coś było do 2022 - leży w biurze 2 lata i dopiero można dać do archiwum w 2025 r.).
[/quote]

no właśnie a ja się spotkałam z interpretacją że w datach krańcowych ma być data wytworzenia ostatniego dokumentu a nie koniecznie obowiązywania świadczenia - bo przecież są świadczenia przyznane bezterminowo np. zasiłki pielęgnacyjne - i co wtedy?