Problem z numeracją pism i decyzji - Stypendia

[Kas]

mam dziennik korespondencyjny w którym rejestruje wszystkie wnioski np. 1/2014. pisma jakie wpływają np z KO mam w innej teczce i rejestruje w spisie spraw. 1 września 2014 roku wpłynął mi pierwszy wniosek do stypendium, który ma nr 1/2014 w dzienniku korespondencyjnym. w spisie spraw mam pismo ze stycznia żeby rozliczyć sie z dotacji od Kuratorium i wysyłając pismo z rozliczeniem dotacji dałam Nr GOPS.5401.1.2014. Moje pytanie teraz chcę wystawić zawiadomienie do wnioskodawcy,który złożył wniosek nr 1/2014 i jaką numerację nadać na zawiadomieniu???
wiem że trochę namieszałam ale już sama się gubię. w Inst.kancel mamy zapisane,że dla jednorodnych spraw napływających masowo prowadzimy dziennik korespondencyjny, ale jak z numeracja pism???? proszę pomocy