Archiwizacja, ogrom dokumentów

[AniaDodatki]

Pytanie może nietypowe...
Jak radzicie sobie z ilością dokumentów?
U nas każdy wnioskodawca ma swoją teczkę, niektórzy mają wnioski gromadzone od nawet 94 roku. Teczki pękają w szwach. Archiwizujecie je jakoś czy wszystko trzymacie w szafach? Moja szefowa uważa, że skoro człowiek bierze dodatek nieprzerwanie, nie mogę wynieść do archiwum poprzednich wniosków, mimo, że są sprzed 10 lat...

[Krwawa]

Trzymamy dokumenty 5 lat, potem się niszczy.

No i u nas nie ma takiego katalogowania, żeby każdy wnioskodawca miał swoją teczkę.

[Klara27]

Segreguję w segregatorach grubych po sto wniosków w jednym, opisuję: DM 2017 od nr 1 do nr 100 i tak dalej... Po czym wnioski sprzed 3 lat układam w szafie w segregatorach, a po pięciu wrzucam do archiwum w kartony archiwizacyjne, które są opisane.

[Emka2017]

Ja trzymam w biurze tylko jeden rok do tyłu, czyli 2016. reszta idzie do archiwum, gdzie są przetrzymywane 5 lat.

[SYGNITY]

Mysle ze mozecie byc zainteresiwani naszym nowym produktem Cyfrowe Repozytorum Dokumentow jak sie pojawi.

[PCW]

nie mogę wynieść do archiwum poprzednich wniosków, mimo, że są sprzed 10 lat...

Można potraktować sprawę formalnie i na gruncie przepisów prawa. Obowiązuje rozporządzenie ws. instrukcji kancelaryjnej, Dz.U. nie pamiętam, ale pamiętam, że tam jest podany symbol klasyfikacyjny dodatków mieszkaniowych (aktualnie bodajże 824) i kategoria archiwalna (aktualnie bodajże B5). Jest tam też przepis, że po 1 roku przechowywania na stanowisku (moim zdaniem termin należy odliczać od końca roku, w którym upływa termin wypłat) akta należy przekazać do archiwum zakładowego. Dalej opiekun archiwum ma działać zgodnie z przedmiotową instrukcją (czyli po tych 5 latach, stosownie do kategorii, dokumenty powinny zniknąć raczej zupełnie).

Ewentualne dokumenty o istotnie większym znaczeniu (w szczególności kwalifikujące się do wyższej kategorii) można i należy oczywiście wyłączyć i odpowiednio dłużej zachować.

Swoją drogą, cóż nam z tej makulatury, skoro każdy nowy dodatek jest absolutnie niezależny od poprzednich postępowań?

[SYGNITY]

viewtopic.php?f=61&t=207245872

pozdrawiam

[SYGNITY]

tutaj w dzisiejszym wpisie można obejrzeć krótki film, prezentujący działanie nowego interfejsu graficznego w Cyfrowym Repozytorium Dokumentów, aby łatwiej sobie było wyobrazić, niż tylko na samych rysunkach. Film prezentuje wejście z głównego okna aplikacji na okno wykazu teczek, potem do dokumentów w wybranej teczce i do podglądu wybranego dokumentu (wniosku), a także możliwość wykonania czynności grupowych na zaznaczonych teczkach. Dane na oknach są fikcyjne. Wkrótce na naszej stronie www pojawi się większa broszura informacyjna, podobna jak dla usług SMS i e-mail.

pozdrawiam

https://public.sygnity.pl/forums/viewtop ... 9&start=15

[SYGNITY]

tutaj plik dla osób niezalogowanych na naszym forum https://forum.ops.pl/viewtopic.php?f=61&t=207245872 pozdrawiam