archiwizacja świadczeń rodzinnych - Świadczenia rodzinne

[Alalala]

wiem, że to zabrzmi co najmniej dziwnie, ale czy ktoś mógłby mi powiedzieć od czego zacząć, ja mam zbiorcze teczki świadczeniobiorców, mam np panią Kowalską i tam wnioski o zr śp, żp.

Najlepiej chyba porozdzielać - ja tak zrobiłam jak przyszłam do pracy i tak się oto okazało, że rodzinne spokojnie można było zarchiwizować, a zasiłki pielęgnacyjne dalej trzymać

[Katar]

a można zarchiwizować razem do rodziny zr,500+ i 300+ czy wszytko oddzielnie

[Iza11]

serio czy ktoś może napisac krok po kroku jak się archiwizuje? albo skąd mogę uzyskać takie informacje?

[Monia88]

archiwizuje się na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt
na pewno jest "coś takiego" stworzone dla danej jednostki, tak samo jak instrukcja kancelaryjna

[jasiak]

serio czy ktoś może napisac krok po kroku jak się archiwizuje? albo skąd mogę uzyskać takie informacje?

polecam porozdzielać zp zr śp bo rodzinne są na okresy a zp czy śp na czas orzeczenia a ktoś może mieć bezterminowo i nie wyrzucisz nigdy teczki
ja też kiedyś przysiadłam porozdzielałam wszystko i teraz już nie robię teczek zbiorczych
bierzesz teczkę my ją sznurkiem przewiązujemy - nie ma być części metalowych - opisujemy, tzn na teczce dopisujemy tylko jaki okres obejmuje teczka - związujesz wszystkie teczki
potem spisujemy tzn taki wykaz robimy zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt i znosimy do archiwum
jeden wykaz jest u nas drugi ma osoba która zajmuje się archiwum
i tyle leżą sobie tam przez 10 lat i powinny być zniszczone
a u nas jeszcze w jednostce takiej akcji nie było wybrakowania czyli zniszczenia
ale nie moja sprawa
czekam na miejsce w archiwum bo mam całe 500 plus do oddania

[kropka86]

najlepiej jeśli jest osoba wyznaczona, która zajmuje się archiwum.
Trzeba miec jednolity rzeczowy wykaz akt uzgodniony z właściwym archiwum oraz instrukcję o organizacji i zakresie działania składnicy akt/archiwum, w której wszystko jest opisane, co jak i kiedy można zdać do archiwum. Oddając dokumentację sporządza się przy tym spisy zdawczo-odbiorcze. I ogólnie dużo tego jest, żeby prawidłowo to wszystko robić. Najlepiej zrobić sobie kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia, bo tego jest sporo do ogarnięcia - czasem właściwe archiwa robią takie kursy.
U nas robi się tak, że teczka leży w biurze 2 lata od zakończenia sprawy (jeśli sprawa zakończyła się np. 31.10.2020 to liczy się 2 lata ale od 1 stycznia 2021 i można zarchiwizować dopiero w 2023 r.). Archiwizuje się każdym świadczeniem osobno a pozycje w spisach zdawczo odbiorczych robi się za kolejnością z jednolitego rzeczowego wykazu akt (te spisy są potrzebne potem zeby z nich zrobić spis na brakowanie dokumentów - to się potem wysyła do właściwego archiwum, żeby wydali zgodę na niszczenie).

[Beatris]

a czy ktoś mógłby zamieścić przykład wypełnionej pozycji w spisie zdawczo odbiorczym?

[jasiak]

no każda jednostka powinna mieć opracowaną instrukcje kancelaryjną - w tym wzory takich spisów ....

[justyna***]

Dzień dobry,
post jest już jakiś czas ale myślę że nadal aktualny .
Mam rozdzielone teczki na poszczególne rodzaje wniosków ZR, ŚP, ZP, ale dokumenty z zasiłku rodzinnego są już od 2005 roku. Rozdzieliłam teczki i mam aktualne okresy zasiłkowe najstarszy to 2019/2020, a pozostałe spakowałam i złożyłam oddzielnie. Mam pytanie czy dokumenty i wnioski które mają już powyżej 10 lat można spokojnie zniszczyć jeżeli osoba nadal pobiera zasiłek rodzinny.

[Edysia185]

My jesteśmy w Urzędzie więc mamy koleżankę, która zajmuje się archiwum. Ja pakuję w teczki sprawy, każdy okres osobno. Teraz np. oddawał sprawy zakończone w 2020r. Z kolei koleżanka, która zajmuje się archiwum sporządza listę dokumentów, które może zniszczyć. Wszystkie sprawy zakończyły się do 2012 roku teraz podpisywałam jej do zniszczenia, ponieważ minęło 10 lat. Nie niszczę jedynie świadczeń gdzie opłacana była składka społeczna bądź zdrowotna. ZUS ostatnio cofnął mi się aż do 2008 roku.