SZKOLENIA

[ewa13]

Jak u Was wygląda archiwizacja dokumentów. Czy ktoś mógłby opisać w skrócie oraz podać wzór opisanej teczki. Nie ogarniam tematu, u nas jest wiele sprzeczności na ten temat. Robimy wkładkę do teczki czy np. powinna ona zawierać imię i nazwisko podopiecznego??? Czy rzeczywiście po dwóch latach oddaje się ją do archiwum zakładowego? bo tak naprawdę to często jesteśmy nadal w kontakcie z rodziną. Proszę o pomoc.

[ewa13]

Czyżby nikt w ośrodkach nie zajmował się archiwizacją dokumentów ????

[xghj]

Zajmował sie ale wymagać odpowiedzi w weekend to....
bierzesz Np. Rok 2011, zakładasz teczki gdzie z domu i z góry jest tekturowa wkladka, dziurkujesz wszystko z dwóch stron, przekladasz sznurek.
w teczce wywiady z decyzjami z jednej litery. Na wywiadach- ale pod tekturką spis nazwisk jakie się znalazły w danej teczce. Ma tekturce naklejony opis - wez z netu. Tam pieczatka, dzial, kategoria B, krotki opis spraw czyli. zaś. Okresowe, celowe,dożywianie i literka z jakiej są nazwiska, rok, ilość wywiadów wpiętych.
Nie archiwizujemy stalych i uslug opiekunczych.

[dghh]

No i teczka nie może mieć wiecej jak 10 cm grubości. Trzeba pozbyć sie metalu czyli spinaczy a nawet zszywek.
Potem robisz spis zalozonych teczek.

[ewa13]

Dzięki, xghj, ale w ten sposób robimy każdy rok? My mamy zarchiwizowane dokumenty do 2010r przez fachowców. Mówi się, że po dwóch latach oddaje się do archiwum zakładowego niezależnie od tego, że ta rodzina może znów przyjść o pomoc?

[xgdg]

my mamy teraz "przy sobie" segregatory z latami 2012, 2013 i oczywiście 2014. Zawsze pełne dwa lata plus bieżący rok.
Wcześniejsze lata mamy w archiwum i są w razie godziny Z dostępne.
Ale my poza tym prowadzimy kartoteki rodzin tzn. pracowni socjalny. Teczka z zeszytem ( taka nieformalna ) i tam mamy info nawet czasem z 20 lat:) o ile rodzina regularnie korzysta

[ewa13]

Mimo wszystko nadal nie rozjaśnia mi się ten temat.Mamy segregatory: 2010, 2011, 2012, 2013 i 2014r czy mogałabyś poświęcić mi trochę czasu i opisać jak i co robić w tym temacie krok po kroku. Rozumiem, że pakujemy każdy rok oddzielnie, trzymamy 2 lata w arch. zakładowym a po 5 latach oddajemy do archiwum państwowego, jeżeli dotyczy to B5, ale czy wszystkie dokumenty danej rodziny? Proszę opisz możliwie jak najdokładniej. U Was zajmuje się tym jedna osoba, jak to jest rozwiązane?

[pracownikk]

u nas najczęściej zajmują się tym stażyści hehe i potem w archiwum nic nie można odnaleźć
radzę zapoznać się z instrukcją kancelaryjną i zgodnie z nią opisywać spakowane dokumenty

[1bas1]

Pakujesz każdy rok oddzielnie, do teczek, przekładek. pozbywasz się metalu. opisujesz zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt czyli nr np ops.kr.8130. kat B5). Jeśli w teczce jest więcej rodzin wypisujesz wszystkie rodziny i okres korzystania ( jesli jest np dluższy).Spisujesz protokół i oddajesz osobie odpowiedzialnej za archiwum.
Osoba odpowiedzialna za archiwum wpisuje nr protokołu, opisuje teczki i umieszcza w archiwum ( składnicy akt). Jeśli teczka ma kategorię B% to po pięciu latach robi się zbiorówkę i wysyła tę zbiorówkę do archiwum państwowego z prosba o akceptację zniszczenia tych akt których okres przechowywania minął. Po otrzymaniu zgody z Archiwum państwowego te akta niszczysz. Żadnych akt z kat B nie wysyłamy do archiwum. Akta przechowujemy tyle ile mają zapisane w kategorii B jeśli B@ to niszczymy po 2 latach, jeśli B 5 to po 5 latach, lub 10 przy kategorii B 10.
u nas jest taka zasada że jesli decyzja zakończyła się w danym roku to w nastepnym oddajemy do archiwum. Robimy archiwizację co 2 lata, ale skutkuje to też tym że co 2 lata robimy duże wywiady. Akta leżące latami to te z zasiłków stałych trwających aktualnie, domów pomocy społecznej aktualnych.
Mam nadzieję że naświetliłam trochę sprawę jakby coś to pisz jakie masz wątpliwości postaram się w miarę możliwości pomóc.

[ewa13]

Stokrotne dzięki.Konkretne pytanie: jeżeli ostatnia archiwizacja była robiona w 2010 roku, a akta mają kategorie B5 to kiedy zaczynamy z nimi cokolwiek robić? Po 5 latach czy wcześniej przygotowujemy je w jakiś sposób do archiwizacji np. czy trzeba wcześniej opisać te teczki, oznaczyć kategorię itd. Piszesz,że robicie archiwizację co 2 lata tzn.,że u nas archiwizacja powinna być już dawno zrobiona bo ostatnia była w 2010r?. Od czego to zależy, że niektóre mają B5 albo B2, przecież w teczkach naszych podopiecznych wszystkie dokumenty są bardzo podobne? Jeżeli masz jeszcze trochę cierpliwości, odpisz.