SZKOLENIA

[Lady90]

z tego co wiadomo to fakt, że Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP

[Lady90]

Kto będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?
Podmioty publiczne będą miały obowiązek wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.

Czy obywatele będą musieli korzystać z e-Doręczeń?
Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest to obowiązkowe.

Czy obywatele mogą zrezygnować z e-Doręczeń?
Tak.

Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?
Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania.

Zatem korespondencja między podmiotami publicznymi obowiązkowo będzie wysłana przez skrzynkę e-doręczenia,
a do obywateli (petentów) standardowo pocztą chyba że posiada skrzynkę e-doręczeń.

[Szarak]

Już widzę jak dostaniesz podwyżkę ZP do roboty z urzędu i strony będą przychodziły aby zrezygnować z e-doręczenia. To tak nie działa. Nawet jeże;li nie mają skrzynki do e-doręczeń dokument musi być wytworzony elektronicznie a następnie musi być udokumentowane, że starano się wysłać dokument.

[Szarak]

brałem udział w 3 szkoleniach z wdrażania e-doręczeń i EZD (bo bez tego e-doręczenia nie mają sensu), na każdym wraz z współuczestnikami zastanawialiśmy się co my tu robimy bo tu powinni siedzieć główni decydenci a nie kierownicy czy pracownicy....

Też uważam, że e-doręczenia bez EZD nie mają sensu. U mnie nawet nie ma EZD. Wprowadzenie EZD wiąże się ze zmianą instrukcji kancelaryjnej, która musi przejść przez Archiwum Państwowe. Ponadto wprowadzenie nauki EZD i e-doręczeń w tym samym czasie , w mojej opinii to jest bomba bo na pewno coś się wywali. JUż nawet nie mówię o innych problemach co może się wywalić.

[Lady90]

W jaki sposób obywatele otrzymają pismo z urzędu, jeśli nie mają skrzynki do e-Doręczeń?

Podmiot publiczny wykorzysta do tego usługę hybrydową (czyli łączoną – elektroniczno-papierową). Wyśle dokumenty elektroniczne, które zostaną wydrukowane przez Pocztę Polską i dostarczone obywatelowi w formie papierowej. ​​​​​Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe są zobowiązane, aby od 1 października 2029 r. wykorzystywać do korespondencji publiczną usługę hybrydową.

Hmm... ? Zatem wysyłka korespondencji do petentów za pomocą skrzynki e-doręczenia obowiązuje dopiero od 01.10.2029 r.?

[Tom.]

nie, jak człowiek sobie założy skrzynkę do e-doręczeń to masz obowiązek mu wysyłać wszystko na tę skrzynkę. od października będziemy musieli sprawdzać przed wysyłką czy klient ma e-skrzynkę, jak ma to ciśniemy elektronicznie, jak nie ma standardowo. Od 2029 nawet tym co nie mają wysyłamy elektronicznie a poczta czy kto tam to przejmie po upadku PP, zamieni to w papier

[Tom.]

U mnie nawet nie ma EZD.

u mnie też ale chociaż dyrekcja z administracyjnym coś działają od stycznia jak im przedstawiliśmy sytuację po tych szkoleniach i EZD ma być najpóźniej w 2025.

[Szarak]

@Lady90
PUH faktycznie od 2029 r. ale nadal pomijasz PURDE, które nas obowiązuje od października tego roku. Czyli dopiero jak sprawdzisz w systemie e-doręczeń, że ktoś nie ma adresu w BAE, to można wysłać po staremu. Tak samo jak ktoś odbierze osobiście to może. Natomiast to nie zmienia faktu, że decyzja powinna być przygotowana jak do PUH, bo tylko taką decyzję można wysłać przez PURDE. Ja już widzę pierwsze uchyłki WSA decyzji ze względów proceduralnych. A niech się okaże, że ktoś ma adres do e-doręczeń to trzeba ją wtedy wysłać elektronicznie. W aktach trzeba będzie odnotowywać, że osoba była szukana w BAE i nie została znaleziona (mieli to usprawnić i system ma generować takie potwierdzenia). Błędnie sporządzona decyzja i brak odpowiedniej procedury doręczenia może skutkować tym, że decyzja nie wejdzie do obiegu prawnego i całe postępowanie odwoławcze może zostać uwalone lub inne postępowania(np. nienależnie pobrane) bo będzie podważane doręczenie głównej decyzji. Ludzie jeszcze po decyzje przyznające przyjdą ale odmowy, waloryzacje wysokości świadczeń albo NP na palcach jednej ręki liczyć. Wszystko jest uregulowane KPA i ustawie o doręczeniach elektronicznych. Może przesadzam i wyolbrzymiam ale już dawno się nauczyłem, że drobiazgi proceduralne z KPA są ważne, bo jak tego się nie dopilnuje to całe postępowanie od szlag trafia. Już pomijam fakt, że PUH jest tańszy niż wysłanie listu poleconego za ZPO i część organów od razu w to wejdzie ze względu na oszczędności. Jak już trzeba już korzystać z e-doręczeń to czemu nie oszczędzać od razu. U mnie księgowa tylko na to czeka...

@Tom Ja wiem, że kierownictwo powinno się interesować i to ich obowiązek. Jednak na końcu z całym bajzlem i wadami postępowań zostaniemy my, pracownicy je prowadzący. Mnie to strasznie irytuje, że można by już teraz na spokojnie się w to bawić i uczyć a nie w okresie wakacje/bon energetyczny/okres zasiłkowy/ewentualne waloryzacje ZP.

[de Charette]

z lexa:

W świetle ogólnych przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych baza adresów elektronicznych to rejestr publiczny, centralny zbiór wyspecyfikowanych danych, prowadzony w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Zawiera adresy do doręczeń elektronicznych osób fizycznych lub podmiotów korzystających z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz wpisane do niego adresy do doręczeń elektronicznych osób fizycznych lub podmiotów korzystających z kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Funkcjonowanie BAE oznacza dla podmiotów publicznych natychmiastowy dostęp do adresów do doręczeń elektronicznych. Dotyczy to adresów osób fizycznych i podmiotów niepublicznych, które zostały ujawnione w bazie albo na podstawie dobrowolnej decyzji (przez złożenie odpowiedniego wniosku) tych osób bądź podmiotów, albo realizacji obowiązku wpisu – tak jest w przypadku przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, adwokatów, notariuszy, radców prawnych, radców Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, doradców restrukturyzacyjnych, doradców podatkowych oraz rzeczników patentowych.

Ranga wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest bardzo duża. Wprowadzenie adresu do bazy obliguje podmiot do doręczania korespondencji na ten adres. Co do zasady podmioty publiczne są obowiązane do doręczania sobie wzajemnie korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Podmiot publiczny jest obowiązany do doręczania korespondencji podmiotowi niepublicznemu na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Z uwagi na dostępność BAE ustawodawca przyjął zasadę, że wpisanie podmiotu niepublicznego, w tym osoby fizycznej, do bazy adresów elektronicznych oznacza formalne umocowanie jednego adresu do doręczeń elektronicznych, co zapewnia dowody skutecznego (w rozumieniu prawa) doręczenia. Podmiot publiczny ma obowiązek sprawdzania adresu do doręczeń elektronicznych przed wysłaniem korespondencji.

Wskazane powyżej regulacje ogólne dotyczące BAE obowiązują, jednakże nie mają one w chwili obecnej wpływu na stosowanie procedury administracyjnej lub podatkowej w świetle przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej. Jest to konsekwencja uchylania art. 158 ust. 2 u.d.e. od 19.12.2023 r.

W świetle przepisów proceduralnych ww. aktów zastosowanie znajdą dotychczasowe przepisy proceduralne (w brzmieniu sprzed 5.10.2021 r.), czyli podmiot publiczny nie ma obowiązku w ramach postępowania administracyjnego sprawdzania podmiotu w bazie adresów elektronicznych. Zastosowanie bowiem znajduje art. 39 k.p.a., który wskazuje, że organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. W konsekwencji sam fakt istnienia takiego adresu w tej bazie nie ma wpływu na skuteczność doręczenia papierowego.

CDN

[de Charette]

8.Wysyłanie korespondencji w ePUAP na przykładzie postępowania administracyjnego

Według przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego na dzień 4.10.2021 r. zgodnie z art. 391 k.p.a. doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:
1)

złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
2)

wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
3)

wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania.

Oczywiście najczęściej stosowanym trybem jest reakcja organu na przesłanie korespondencji na ESP (w lub poza ePUAP) przez stronę lub uczestnika postępowania. Tryb wyrażenia oczekiwania doręczenia na konto w systemie teleinformatycznym strony lub uczestnika postępowania (np. w ePUAP) oraz tryb wyrażania zgody przez stronę lub uczestnika jest w praktyce stosowany rzadko.

Kodeks postępowania administracyjnego stanowi także, że jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.

W przypadku natomiast doręczenia elektronicznego zgodnie z art. 46 k.p.a. odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu. W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:
1)

wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;
2)

wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;
3)

pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.

CDN