Tworząc harmonogram czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, pracodawca musi przewidzieć, kiedy (w jakich dniach) wystąpi większe zapotrzebowanie na ich pracę, a kiedy mniejsze. Harmonogram czasu pracy cechuje bowiem pewna stałość - może być zmieniany jedynie w szczególnych okolicznościach, które pracodawca powinien wymienić w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych.
Przykład: W firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. A zatem pracodawca powinien na cały miesiąc ustalić harmonogram czasu pracy, przewidujący liczbę godzin pracy w poszczególnych dniach. Harmonogramu tego nie powinien już zmieniać w trakcie okresu rozliczeniowego, chyba że wystąpią szczególne okoliczności, wymienione w przepisach zakładowych. Jeśli te okoliczności nie wystąpią, a pracodawca chciałby jednak np. w środku okresu rozliczeniowego zmienić godziny pracy danego pracownika, pozostaje mu jedynie polecenie godzin nadliczbowych (zmiana harmonogramu zaś, co do zasady, nie generuje nadgodzin, a więc także nie powoduje np. wydatków na dodatki do wynagrodzenia).
Przykładowo, za okoliczności, które mogą uzasadniać zmianę harmonogramu czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego, uznaje się w szczególności:
* długotrwałą chorobę pracownika,
* śmierć pracownika,
* odejście pracownika z pracy,
* korzystanie przez pracownika z urlopu bezpłatnego lub wychowawczego.
Ważne, by okoliczności, z powodu których możliwa jest zmiana harmonogramu czasu pracy, znalazły się w obowiązujących w zakładzie pracy aktach wewnątrzzakładowych. W przeciwnym wypadku pracodawcy wolno będzie dokonać zmiany harmonogramu czasu pracy tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach Kodeksu pracy, np. w razie:
* udzielenia pracownikowi dni wolnych w zamian za wcześniejszą pracę w godzinach nadliczbowych,
* uwzględnienia wniosku pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
* udzielania dni wolnych od pracy w zamian za nieplanowaną pracę w niedzielę, święto lub w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
A to ciekawe w związku z tym, jeżeli w placówce obowiązuje dwu lub trzy miesięczny okres rozliczeniowy to w myśl przepisów o prawie pracy na cały ten okres powinien być ułożony grafik, bo inaczej jest to nie zgodne z przepisami.