Składnica akt - Pomoc społeczna (forum ogólne)

[pom123adm]

Witam, przydzielono mi zajęcie się składnicą akt w MGOPS. Nie wiem od czego zacząć gdyż u nas w rzeczywistości składnicą to miejsce w piwnicy do której znoszone są niemieszczące się dokumenty z szaf. Posiadamy instrukcje kancelaryjną i JRWA, przyjęte przez AP.
Od czego rozpocząć prace? Bardzo proszę o pomoc w tej kwestii

[Basia49]

Ja rozpoczęłabym od zniszczenia dokumentacji, która może być już zniszczona, czyli minął termin przechowywania w składnicy akt ( np 3, 5 lub 10 lat). Powołujesz komisje ds brakowania akt, robisz protokół brakowania, wysyłasz wniosek do archiwum. Jeśli dostajesz zgodę na zniszczenie tej dokumentacji to ja niszczysz.
Czy pracownicy zdający akta do składnicy sporządzają protokoły?

[pom123adm]

Niestety nie są sporządzane protokoły. Dokumenty wkładane są w fastykuły, opisane co można znaleźć w poszczególnej fastykule i poprostu są zanoszone do składnicy. Jest to spora ilośc dokumentów. Czy nie należałoby uporządkować jakoś te akta lub stworzyć spis zdawczo odbiorczy ?

[thorgal70]

Po pierwsze:
Czy macie "Instrukcję o organizacji i zakresie działania składnicy akt" tzw. Instrukcję archiwizacyjną?
Jeśli tak, to należy postępować zgodnie z tą instrukcją.
Jeśli nie, to należy ją sporządzić, wprowadzić zarządzeniem (po akceptacji AP) i postępować zgodnie z tą instrukcją (wzory znajdziesz w internetach).

W skrócie:
- pracownik zdaje dokumenty do składnicy, opisując zgodnie z JRWA (ważne: każda teczka musi mieć symbol klasyfikacyjny, oznaczenie kategorii archiwalnej i roczne daty końcowe akt) i Instrukcją archiwizacyjną, sporządza spis zdawczo odbiorczy, (każdy dział/pracownik odpowiada za swoje dokumenty i on je opisuje, spina i zdaje do składnicy),
- spisy są rejestrowane i przechowywane przez osobę odpowiedzialną za składnicę,
- gdy upłynie termin przechowywania wnioskujesz do AP o brakowanie (zniszczenie) dokumentów, dostajesz zgodę, wynajmujesz firmę, zabierają dokumenty.

Składnica akt w teorii musi spełniać określone wymagania (np. wilgotność, temperatura) ale w praktyce jest jak piszesz, że wrzuca się wszystko na kupę do piwnicy.
Współczuję i życzę powodzenia w porządkowaniu wszystkiego

[Optima]

Jeżeli jak piszesz, nie masz nic - współczuję - musisz zacząć od sporządzenia spisu z natury (chociaż, skoro macie Instrukcję kancelaryjną i JRWA uzgodnione z AP, to musicie mieć i Instrukcję archiwalną - nie ma szans, żeby wam zatwierdzili tylko IK i JRWA.

A kto przed Tobą się tym zajmował - musiał być jakiś archiwista - musiał więc zdać składnicę protokolarnie - szukaj spisów zdawczo-odbiorczych. Jeżeli są - zrób scontrum, potem brakowanie.

Jeżeli nie masz - życzę powodzenia - musisz sporządzić spisy dokumentacji z opisem teczek zgodnie z instrukcją, nadać kategorię archiwalną i dopiero wtedy dojdziesz, co możesz wybrakować, a co wpisać w protokoły Z-O już "po bożemu".

Zresztą - niech to porządkują pracownicy, którzy to przekazywali - no chyba, że masz protokoły, to wtedy zażalenia do poprzedniego archiwisty i ciężka mozolna praca przed tobą.

[pom123adm]

Czuję ze bedzie ciekawe jak czytam wasze podpowiedzi
Pytałam kierownictwa czy mamy instrukcje archiwalną to nikt o takim czymś nawet nie słyszał... Pomyślałam też o tym że może jesteśmy jakoś połączeni z urzędem gminy i opieramy sie na ich instrukcji jednak od pani archiwistki urzędu otrzymałąm odpowedź że my mamy wszytsko osobno.
Dopytam sie jeszcze w temacie tych protokołów ... Jeśli chodzi o archiwiste to nie było nikogo takiego, jeden z pracowników socjalnych ma archiwum wpisne w zakres obowiązków i w zamiarze miał w wolnym czasie zajować się skłądnicą.
Ja kończyłam archiwistyke, mam wiedze teoretyczną jednak z praktyką słabo. Dziękuje za wszytkie podpowiedzi wszystko będe brałą pod uwagę bo nie wiem jak ugryź temat.

[Basia49]

Nie jest to łatwe na początku, ale jak zaskoczysz to łatwizna. Ja najpierw zrobiłabym tak jak pisałam. Komisja, protokół brakowania, wniosek do archiwum i niszczysz. Potem zabrałabym sie za porządkowanie tego co zostanie.Nie masz archiwum tylko składnicę, więc kontroli raczej nie będzie. Powolutku dojdziesz do ładu. U nas było to samo, dwa lata nie mogłam dojśc z papierami. Teraz mam wszystko pod kontrolą. Służę pomocą mogę podac Ci mój gg, ale daj maila to Ci wysle to co jest u nas. Nie jestem specjalistka, ale jakoś daję radę.

[pom123adm]

Bardzo dziękuje za pomoc jestem laikiem w tym temacie więć wszystko jest dla mnie przydatne wyśle adres mail na priv

[pom123adm]

a jak przebiega niszczenie dokumentów? Zajmuję się tym archiwum czy można niszczyć samemu ?

[thorgal70]

W skrócie, najpierw wnioskujesz do Archiwum Państwowego o zezwolenie na brakowanie, potem wynajmujesz firmę która zabiera dokumenty przeznaczone do zniszczenia.
W Instrukcji archiwalnej powinniście mieć opisaną całą procedurę. Sprawdź.