Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku - Księgowość

[~Agi]

A co z fakturami za wodę, energię. gaz itp. Umowy są już sprzed lat. To się w ogóle wykazuje w tym sprawozdaniu? To zamówienia z wolnej ręki.

[~ania]

Sprawozdanie roczne z udzielonych zamówień publicznych po zmianach

Jednym z obowiązków zamawiających stosujących przepisy o zamówieniach publicznych jest coroczne składanie sprawozdania z udzielonych zamówień. Obowiązująca od 20 lutego br. nowelizacja Prawa zamówień publicznych wprowadziła również zmiany, których celem jest m.in. zwiększenie transparentności przeprowadzanych procedur. Taką zmianą jest właśnie rozszerzenie zakresu informacji zamieszczanych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych.

Przepisy ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) nakładają na zamawiających obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, które przekazują Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie (art. 98 ust. 1 i 2 upzp).

Na podstawie dotychczas obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, sprawozdanie przekazywane jest na odpowiednim formularzu, będącym załącznikiem do rozporządzenia. Informacje, jakie zamieszczane są w sprawozdaniu rocznym, obejmowały zamówienia udzielone od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedzającego jego złożenie. Składanie sprawozdania odbywa się drogą elektroniczną. Zamawiający wypełnia elektroniczny formularz zamieszczony na stronie Urzędu Zamówień Publicznych (www.uzp.gov.pl – logowanie następowało przy użyciu tego samego loginu i hasła, które są używane do przesyłania ogłoszeń do Biuletynu Zamówień Publicznych). Formularz sprawozdania był następnie przesyłany online przez stronę UZP. Zamawiający drukował sporządzony przez system dokument zawierający numer referencyjny, który był przechowywany jako dowód złożenia sprawozdania.

W rocznym sprawozdaniu zamawiający uwzględniał wartości netto (czyli wartości po odliczeniu podatku od towarów i usług) zawartych umów w sprawie zamówienia publicznego. Wymagane były również dane statystyczne dotyczące liczby zamówień, ich rodzaju i zastosowanym trybie udzielenia zamówienia. Większa ilość informacji wymagana była w odniesieniu do przeprowadzonych przez zamawiającego postępowań o wartości przekraczającej tzw. progi unijne.

Konsekwencją zmiany treści art. 98 ust. 4 upzp, rozszerzającej zakres sprawozdań z pewnością będzie uzyskanie większej wiedzy na temat systemu zamówień publicznych w Polsce. Pozyskana wiedza będzie dotyczyła dokonanych wydatków i zaciągniętych zobowiązań, gdyż – jak wskazuje art. 2 pkt 13 upzp, zamówieniem publicznym jest każda umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

INTERPRETACJE

Ten statystyczny zbiór informacji „(...) pozwoli na oszacowanie skali udzielania zamówień publicznych poza procedurami określonymi w art. 10 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w związku z wyłączeniem obowiązku stosowania ustawy z art. 4 oraz 136–138 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Wprowadzona zmiana, dotycząca zakresu informacji przekazywanych w rocznych sprawozdaniach o udzielonych zamówieniach, może przyczynić się także do podejścia z większą ostrożnością przez zamawiających do korzystania z wyłączeń stosowania ustawy na mocy art. 4 oraz 136–138 ustawy – Prawo zamówień publicznych”. (...)

Informator Urzędu Zamówień Publicznych, nr 2/2013

Zakres zmian w sprawozdaniu rocznym

Nowelizacja art. 98 ust. 4 upzp spowoduje wydanie nowego rozporządzenia wykonawczego, w którym zakres informacji zawieranych w rocznym sprawozdaniu zostanie poszerzony o:

● zbiorczą informację dotyczącą liczby i łącznej wartości zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy, określonych w art. 4 pkt 1–3, 6, 7 i 10–13 upzp oraz art. 136–138 upzp,

● dane dotyczące łącznej wartości zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia obowiązku stosowania ustawy, określonego w art. 4 pkt 8 upzp.

INTERPRETACJE

(...) z treści znowelizowanego przepisu art. 98 ust. 4 jednoznacznie wynika, że obowiązek informacyjny, o którym mowa wyżej, nie będzie dotyczył:

● umów z zakresu prawa pracy (art. 4 pkt 4 upzp),

● zamówień, którym nadano klauzulę „tajne” lub „ściśle tajne”, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych, lub jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona bezpieczeństwa publicznego (art. 4 pkt 5 upzp),

● zamówień w ramach realizacji współpracy rozwojowej udzielanych przez jednostki wojskowe w rozumieniu przepisów o zasadach użycia lub pobytu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej poza granicami państwa, jeżeli ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 (art. 4 pkt 5a upzp),

● zamówień dotyczących produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi, o których mowa w art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, jeżeli wymaga tego podstawowy interes bezpieczeństwa państwa, a udzielenie zamówienia bez stosowania ustawy nie wpłynie negatywnie na warunki konkurencji na rynku wewnętrznym w odniesieniu do produktów, które nie są przeznaczone wyłącznie do celów wojskowych (art. 4 pkt 5b upzp),

● zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, udzielonych bez stosowania procedur określonych w ustawie – Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4b tej ustawy. (...)

Informator Urzędu Zamówień Publicznych, nr 2/2013

Dodatkowe obowiązki zamawiających

Pierwsze sprawozdanie roczne sporządzane pod rządami znowelizowanych przepisów będzie składane najwcześniej za rok 2013. Zamawiający będzie w nim umieszczał dodatkowe informacje, dotyczące dokonanych zakupów, do których nie stosował przepisów upzp.

Nieujmowane dotychczas w sprawozdaniu, nowe informacje przekazane do sprawozdania będą dotyczyły:

I. Art. 4 pkt 1–3 upzp:

1) liczby i łącznej wartości zamówień udzielanych na podstawie:

a) szczególnej procedury organizacji międzynarodowej, odmiennej od określonej w ustawie,

b) umów międzynarodowych, których stroną jest Polska, dotyczących stacjonowania wojsk

– jeżeli umowy te przewidują inne niż ustawa procedury udzielania zamówień,

c) umowy międzynarodowej zawartej między Polską a jednym lub wieloma państwami niebędącymi członkami UE, dotyczącej wdrożenia lub realizacji przedsięwzięcia przez strony tej umowy – jeżeli umowa ta przewiduje inne niż ustawa procedury udzielania zamówień,

2) liczby i łącznej wartości zamówień Narodowego Banku Polskiego, związanych z:

a) wykonywaniem zadań dotyczących realizacji polityki pieniężnej, a w szczególności zamówień na usługi finansowe związane z emisją, sprzedażą, kupnem i transferem papierów wartościowych lub innych instrumentów finansowych,

b) obrotem papierami wartościowymi emitowanymi przez Skarb Państwa,

c) obsługą zarządzania długiem krajowym i zadłużeniem zagranicznym,

d) emisją znaków pieniężnych i gospodarką tymi znakami,

e) gromadzeniem rezerw dewizowych i zarządzaniem tymi rezerwami,

f) gromadzeniem złota i metali szlachetnych,

g) prowadzeniem rachunków bankowych i przeprowadzaniem bankowych rozliczeń pieniężnych,

3) liczby i łącznej wartości zamówień Banku Gospodarstwa Krajowego:

a) związanych z realizacją zadań dotyczących obsługi funduszy utworzonych, powierzonych lub przekazanych BGK na podstawie odrębnych ustaw, oraz realizacją programów rządowych, w części dotyczącej: prowadzenia rachunków bankowych, przeprowadzania bankowych rozliczeń pieniężnych i działalności na rynku międzybankowym, pozyskiwania środków finansowych na zapewnienie płynności finansowej, finansowania działalności obsługiwanych funduszy i programów oraz refinansowania akcji kredytowej,

b) związanych z operacjami na rynku międzybankowym, dotyczących zarządzania długiem Skarbu Państwa oraz płynnością budżetu państwa,

c) związanych z wykonywaniem działalności bankowej przez BGK, w części dotyczącej: otwierania i prowadzenia rachunków bankowych, przeprowadzania bankowych rozliczeń pieniężnych i działalności na rynku międzybankowym, pozyskiwania środków finansowych na zapewnienie płynności finansowej oraz refinansowania akcji kredytowej,

4) liczby i łącznej wartości zamówień, których przedmiotem są:

a) usługi arbitrażowe lub pojednawcze,

b) usługi Narodowego Banku Polskiego,

c) usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług;

II. Art. 4 pkt 6 i 7 upzp:

1) liczby i łącznej wartości zamówień na usługi udzielane innemu zamawiającemu, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1–3a, któremu przyznano, w drodze ustawy lub decyzji administracyjnej, wyłączne prawo do świadczenia tych usług;

2) przyznawania dotacji ze środków publicznych – jeżeli dotacje te są przyznawane na podstawie ustaw;

III. Art. 4 pkt 10–13 upzp:

1) liczby i łącznej wartości zamówień, których głównym celem jest:

a) pozwolenie zamawiającym na oddanie do dyspozycji publicznej sieci telekomunikacyjnej,

b) eksploatacja publicznej sieci telekomunikacyjnej,

c) świadczenie publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych za pomocą publicznej sieci telekomunikacyjnej,

2) liczby i łącznej wartości nabywania dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego,

3) liczby i łącznej wartości koncesji na roboty budowlane oraz koncesji na usługi w rozumieniu ustawy z 9 stycznia 2009 r. o koncesji na roboty budowlane lub usługi,

4) liczby i łącznej wartości zamówień udzielanych instytucji gospodarki budżetowej przez organ władzy publicznej wykonujący funkcje organu założycielskiego tej instytucji, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

a) zasadnicza część działalności instytucji gospodarki budżetowej dotyczy wykonywania zadań publicznych na rzecz tego organu władzy publicznej,

b) organ władzy publicznej sprawuje nad instytucją gospodarki budżetowej kontrolę odpowiadającą kontroli sprawowanej nad własnymi jednostkami nieposiadającymi osobowości prawnej – w szczególności polegającą na wpływie na decyzje strategiczne i indywidualne, dotyczące zarządzania sprawami instytucji,

c) przedmiot zamówienia należy do zakresu działalności podstawowej instytucji gospodarki budżetowej określonego zgodnie z art. 26 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn.zm.);

IV. Art. 136–138 upzp – liczby i łącznej wartości określonych w tych przepisach zamówień sektorowych;

V. Art. 4 pkt 8 upzp – łącznej wartości zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro.

Powyższe wyliczenie obrazuje zakres zamówień, których liczba i wartość będą ujawniane w sprawozdaniu. Warto podkreślić, że chociaż nie ma przepisu nakładającego na zamawiających obowiązku prowadzenia rejestru dokonywanych zakupów, to jednak w praktyce warto się nad taką opcją zastanowić – po to, by w niedalekiej przyszłości nie mieć problemów ze sporządzeniem sprawozdania na znowelizowanych zasadach.

Ustawa o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi, zmieniająca brzmienie art. 98 ust. 4 upzp, weszła w życie 20 lutego 2013 r. W jej przepisach przejściowych zastosowano jednak vacatio legis. W art. 4 ust. 1 wskazano, że do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych, a niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy nowelizującej, stosuje się przepisy dotychczasowe – a w ust. 2 art. 4 zasadę tę przeniesiono również na umowy w sprawach zamówień publicznych zawarte przed dniem wejścia w życie nowelizacji. Dodatkowo w art. 6 ustawy nowelizującej czytamy, że dotychczasowe przepisy wykonawcze, wydane na podstawie art. 98 ust. 4 upzp, zachowują moc do czasu wydania nowych przepisów wykonawczych w tym zakresie – nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej.

Na obecną chwilę nie ma jeszcze projektu nowego rozporządzenia w sprawie sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych, które uwzględniałoby powyższe zmiany. Powoduje to, że nowe zasady sporządzania sprawozdań będą dotyczyły dopiero tych sporządzanych za rok 2013 i składanych do 1 marca 2014 r.

W następnym numerze RB w dziale „Zamówienia publiczne” polecamy:

Klauzule niedozwolone stosowane przez zamawiających w umowach zawieranych w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.

JUSTYNA ANDAŁA-SĘPKOWSKA

prawnik, wieloletni praktyk w dziedzinie zamówień publicznych po stronie zamawiającego, autor wielu komentarzy i opracowań z tego zakresu

Podstawy prawne

● Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1529)

● Ustawa z 12 października 2012 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz.U. z 2012 r. poz. 1271)

O pozostałych zmianach w przepisach o zamówieniach publicznych, obowiązujących od 20 lutego br. pisaliśmy na łamach „Rachunkowości Budżetowej” w artykułach:

● Zmiany w zamówieniach publicznych – nowe definicje – RB nr 4/2013,

● Dialog techniczny – nowa instytucja w systemie zamówień publicznych – RB nr 5/2013,

● Znowelizowane warunki udziału w postępowaniu i wykluczenie wykonawcy – RB nr 6/2013.

[~marty]

Agi, wydatków roku 2013 dokoanych na podstawie umów lat ubiegłych nie wykazujesz w sparwozdaniu.

ja. np. mam umowe z PGE z 2003 i wydatków za energie nie ujmuje

[~Agi]

Ok dzięki.
A co jeśli mam np. umowę z 2010 r. na usługi telekomunikacyjne i w 2013 podpisałam aneks ze zmianą stawki abonamentu i przedłuzeniem umowy na kolejne 2 lata?

[~finka]

kto sporzadza to sprawozdanie-kierownik,ksiegowość czy działy mertoryczne?

[~ala]

a co z odpłatnością za DPS? czy faktury te również uwzględniamy w sprawozdaniu?

[~a.]

mi się wydaje że nie

[~jula]

na szkoleniu mówili że aneksów nie brać pod uwagę DPS kazali liczyć

[~Kasia]

ja DPS nie liczyłam. trudno już poszło. Zresztą tu bym dyskutowała, do przy wyborze DPS nie kieruję sie ustawą- może nie słusznie, ale tak to w praktyce wyglada. W ogóle miałam problem co tam zaliczyć, ale stwierdziłam, ze robię i już, nie mam czasu na robienie czegoś przez miesiąc.

[~aneta-a]

jak uzyskac ten kod i login do pzp?