instrukcja kancelaryjna - Domy Pomocy Społecznej, Zakłady Opiekuńczo-Lecznicze

[~iga]

czy dokonujecie rejestracji sprawami , czy każde pismo rejestrujecie oddzielnie?

[~Ewa]

oznaczenie teczek ,spraw wynika z jednolitego rzeczowego wykazu akt

[~iga]

do Ewa
może myślowo poszłam na skróty wiem , że każda teczka odpowiada określonej kategorii wynikającej z jednolitego wykazu akt , ja tworzę jeszcze podteczki .
Chodzi o to , że \"znajdując się\" już w określonej teczce czy podteczce rejestruję pismo , które pociąga za sobą wiele pism przychodzących i wychodzących dotyczących danego przypadku . Np. przyjęcie do dps pana X wymaga przyjęcia lub wydania wielu dokumentów . Teraz pytanie : jak wy to robicie czy wszystkie dokumenty dot. przyjęcia pana X mają ten sam numer (jako jedna sprawa ) , czy może każde rejestrujecie w danej teczce oddzielnie? Spotkałam się z różnymi sposobami , ja osobiście rejestruje to pod jednym numerem w teczce oznaczonej jako przyjęcia mieszkańców ewentualnie ruch mieszkańców .

[~Ewelina]

Przykładowe przyjęcie pana X do dps stanowi jedną sprawę. W dzisiejszej biurowości nie rozpatruje się już pism pojedynczo, nie dzieli się na wychodzące i przychodzące w sensie sprzed 1931 r. Jest po prostu sprawa. Jest pismo wszczynające sprawę, któremu nadaje się numer zgodnie z rzeczowym wykazem akt, np. DPS. 1528 - 4/10, czyli skrót komórki organizacyjnej, numer z rwa stosowny do sprawy, kolejny nr sprawy łamane przez dwie ostatnie cyfry danego roku. To ważne, bo często się zdarza, że pisze się cały rok, co jest nieprawidłowe. Każde kolejne pismo w danej sprawie \"podpina\" się pod pismo przewodnie i nadaje się mu taki sam numer. Dla każdego podopiecznego można zalożyć oddzielną teczkę, pamiętając, by tytuł teczki odpowiadał hasłu z rwa, a dopiero w nawiasie kwadratowym podaje się imię i nazwisko danej osoby, której dotyczy teczka. Podobnie postępuje się z wszystkimi innymi sprawami, pamiętając, by zawsze nadawać numery zgodne z rwa i prawidłowo nadawać też hasła teczkom. To nie jest nic trudnego, a systematyczność na prawdę może pomóc.

[~iga]

Jeszcze pytania :
1.Wiele spraw dot. mieszkańców ląduje w ich aktach osobowych . Czy w związku z tym w teczce o określonej kategorii wynikającej z rwa ( która po zakończeniu roku musi być zdana do archiwum) trzymacie pisma i wykonujecie dodatkowo kopie do akt osobowych , czy raczej robicie w spisie adnotację , że pisma znajdują się w aktach a do archiwum oddajecie sam spis ?
2. A co z aktami osobowymi w odniesieniu do jrwa ?
Ja prowadzę tylko ewidencję akt , a akto opisane są imieniem i nazwiskiem mieszkańca.